I.2.5 Bedrijfsvoering

De gezamenlijke ambities op het vlak van bedrijfsvoering
De in de begroting 2025 beschreven ambities vormen het uitgangspunt voor hoe wij onze bedrijfsvoering verder vormgeven. In een organisatie die opereert in een voortdurend veranderende omgeving blijft het belangrijk om te blijven ontwikkelen, samen te werken en te zorgen voor een structuur die wendbaarheid en vakmanschap ondersteunt. Deze richting geeft ons houvast in hoe we onze taken uitvoeren en hoe we waarde creëren voor inwoners, bedrijven en partners.

In deze jaarstukken kijken we terug op hoe deze uitgangspunten in 2025 richting hebben gegeven aan de ontwikkeling van onze bedrijfsvoering. Daarbij staan de organisatiebrede ondersteuning, de kwaliteit van onze dienstverlening en het versterken van ons fundament centraal. In de volgende paragrafen lichten we toe welke bewegingen zichtbaar waren binnen de diverse werkterreinen en hoe deze bijdragen aan de continuïteit en effectiviteit van onze organisatie als geheel.

Organisatieontwikkeling
In 2025 is verder invulling gegeven aan het programma Opgavegericht samenwerken. Centraal stond het versterken van een organisatiebrede samenwerkingscultuur en het verder introduceren van opgavegericht werken als leidend principe in onze werkwijze.

In 2025 zijn concrete stappen gezet in de professionalisering van onze werkprocessen. Medewerkers en teams hebben gewerkt aan het vergroten van eigenaarschap, het verbeteren van integraliteit in de advisering en het toepassen van een eenduidige taal en werkwijze rondom opgaven. Daarnaast is met de inrichting van overlegstructuren, portfoliosturing en het leiderschapsprogramma geïnvesteerd in een heldere en effectieve aansturing.

Investeren in de mensen die het doen
In 2025 hebben we, meer mensen in vaste dienst genomen. We hebben minder externe inhuur ingezet, wat zorgde voor een daling van 72 fte inhuur eind 2024 naar 42 fte inhuur eind 2025. Dit zorgt voor meer continuïteit in onze organisatie. Ook werken we zo kostenbewust en deskundig aan de opgaven waar we als provincie Drenthe voor staan.

We hebben nieuw opleidingsbeleid ingevoerd en verder geïnvesteerd in leerlijnen voor onze medewerkers. Ook hebben we onboardingsprogramma voor nieuwe collega’s verbeterd en het aanbod rondom vitaliteit in 2025 vernieuwd. Daarnaast hebben we het ‘Vitaal Drents Huis’ geïmplementeerd als gespreksmodel voor het goede gesprek. Al onze inzet draagt bij aan onze ambitie om als provincie Drenthe een aantrekkelijke en moderne werkgever te zijn en blijven. We investeren op een verantwoorde manier in onze medewerkers, zodat zij nu en in de toekomst gezond en met plezier kunnen blijven werken. Het in het najaar 2025 uitgevoerde medewerkerbelevingsonderzoek draagt hier ook aan bij, evenals de vervolgonderzoeken die we de komende jaren gaan uitvoeren om als organisatie continue te leren en te ontwikkelen. De uitkomsten van deze onderzoeken ondersteunen het goede gesprek met medewerkers en geven inzicht in de kwaliteiten van onze organisatie en in wat we kunnen verbeteren.

Verder op weg naar een organisatie in control
In 2025 hebben we verdere stappen gezet in het versterken van onze financiële informatievoorziening en de ontwikkeling naar een organisatie in control. Het financieel bedrijfsinformatiesysteem Finsy is doorontwikkeld en vormt een stabiele basis voor de dagelijkse werkprocessen. In het kader van continue verbetering zijn innovatiedagen georganiseerd waarin samen met collega’s concrete procesverbeteringen zijn uitgewerkt. Daarnaast zijn AI-pilots gestart die erop gericht zijn financiële processen verder te optimaliseren en efficiënter te maken.

Met de vaststelling van de Nota Kostentoedeling en Overhead in 2025 zijn alle financiële beleidsnota’s die voortvloeien uit de Financiële Verordening provincie Drenthe 2024 geactualiseerd. Hiermee is het beleidskader voor een uniforme en transparante financiële uitvoering volledig op orde.
De financiële positie van de provincie is eind 2025 stabiel. Het meerjarig evenwicht is hersteld en het verwachte tekort in 2026 is weggenomen. Daarmee is een belangrijke stap gezet in het realiseren en behouden van een financieel duurzaam evenwicht voor de komende jaren.
Met het vaststellen van het uitvoeringskader integraal risicomanagement is risicomanagement beter geborgd in de organisatie en wordt verder doorontwikkeld naar een hoger niveau.
Blijvende aandacht voor de kwaliteit van de informatie voor het bestuur
In 2025 is aandacht besteed aan het versterken van de kwaliteit en samenhang van de bestuurlijke informatie. De beleidsagenda’s hebben een plek gekregen in de begroting en andere P&C-documenten, waardoor het bestuur beter inzicht heeft in de inhoudelijke doelen, de voortgang en de inzet van middelen.
Parallel hieraan is het project rondom het beleidsbouwwerk, in samenhang met de Omgevingsvisie en de Omgevingswet, gestart. Dit project richt zich op het verder structureren van beleidsinformatie en het versterken van de verbinding met de P&C-cyclus. De resultaten hiervan vormen de basis voor verdere professionalisering in de komende jaren.

Onze gebouwen zijn duurzaam, energieneutraal en worden hybride ingericht
Onze gebouwen zijn duurzaam en ingericht op een gezonde, veerkrachtige en duurzame werkomgeving. Welke gebouwen dit zijn en hoe we omgaan met aanschaf, beheer en verkoop van ons vastgoed is beschreven in de Vastgoednota. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen treft u een toelichting over wat we dit jaar hebben gerealiseerd ten aan zien van ons vastgoed. De Vastgoednota dient ook als kapstok voor het actualiseren van onderliggende beleidsnota's als het Huisvestingsbeleid. In het Huisvestingsbeleid voor het provinciehuis gaat het om een bij onze werkzaamheden passende omgeving van alle gebouw gerelateerde faciliteiten en inrichting. Met het actualiseren van dit beleid is in 2025 een start gemaakt. De werkzaamheden richtten zich dit jaar voornamelijk op het ophalen en inventariseren van gebruikerswensen en –eisen en het verder in kaart brengen van de noodzakelijke bouwkundige, ICT en installatietechnische aanpassingen. Dit alles vormt de basis voor het te actualiseren Huisvestingsbeleid, ten behoeve van het realiseren van verbeteringen in de werkomgeving en uitvoering van planmatig (groot) onderhoud in 2026 en 2027.  
Het provinciehuis is een plek voor ontmoeting, verbinding en samenwerking aan de Drentse opgaven. Dat bleek ook in 2025. Het gebruik van het provinciehuis voor bijeenkomsten, overleggen en evenementen is onverminderd hoog. In programma 8 Middelen en Mensen wordt concreet ingegaan op een aantal behaalde resultaten en successen.

Facilitaire Services
De kwaliteit van de interne dienstverlening is een continu punt van aandacht. We blijven werken aan het verbeteren van de facilitaire services waarbij duurzaamheid en kostenbewustzijn van grote waarde zijn. Dit doen wij op de gebieden grafische diensten, chauffeursdiensten, beveiliging en receptie, huisvesting, schoonmaak, servicedesk, gebiedsbeheer en catering.
De catering wordt dit sinds 1 december 2025 verzorgd door Appèl. Daarmee hebben ze het stokje overgenomen van Albron.
Appèl brengt een fris en eigentijds concept dat goed past bij onze provinciale ambities; gezond, duurzaam en dichtbij. In het bedrijfsrestaurant, de Coffee Corner en bij banqueting bieden zij een gevarieerd en verantwoord aanbod aan. Wij focussen ons op het gebruik van duurzame Drentse en Regionale producten. Op basis van data werken we aan de gasttevredenheid. Meer informatie over facilitaire services, lees programma 8 Middelen en Mensen.

Informatie, Data en Automatisering
Voor meer informatie over digitalisering, informatie, data en automatisering verwijzen wij naar programma 8, beleidsopgave 8.01 Interne dienstverlening en informatiehuishouden.

Digitalisering in de provincie Drenthe
Vanuit het programma Digitalisering hebben we verder gewerkt aan een moderne, veilige en toekomstbestendige digitale organisatie.
We werken samen met andere provincies, overheden en partners om kennis te delen en digitale vernieuwing te versterken. Met het Interprovinciaal Overleg (IPO) stemmen we af zodat we gebruikmaken van gezamenlijke kennis en capaciteit.
We verwijzen u verder naar programma 8, beleidsopgave 8.01 waar uitgebreid op de inhoud wordt ingegaan.

Digitale autonomie
De provincie maakt gebruik van clouddiensten voor digitale dienstverlening. De opslag en back-up vindt plaats in datacentra in Europa. Een deel van deze datacentra is eigendom van niet-Europese bedrijven. In die situaties kan buitenlands recht, zoals Amerikaanse wetgeving, indirect van toepassing zijn op provinciale data. Dit vroeg en vraagt om blijvende aandacht voor digitale autonomie, privacy, continuïteit en informatiebeveiliging. Geopolitieke ontwikkelingen versterken het belang om deze aspecten expliciet mee te nemen in beleid en risicomanagement. Daarbij wordt gewerkt binnen de kaders van rijks- en interprovinciaal beleid. Tegelijkertijd zijn er maatregelen genomen om gegevens beter te beschermen. Voor het gebruik van Microsoftdiensten gelden rijksbrede contractvoorwaarden met afspraken over bescherming van overheidsgegevens, waaronder waarborgen rond privacy en informatiebeveiliging. Parallel hieraan werkt de provincie aan het beperken va ongewenste onafhankelijkheden, onder meer via open standaarden, een multi-cloudbenadering en het verkennen van alternatieven.  

E-depot
In de tweede helft van 2025 is het project om de aansluiting naar het Drents Archief te realiseren opgestart. Er zijn een aantal aansluitvoorwaarden nog niet gerealiseerd. De testfase van de definitieve aansluiting zal daarom in februari en maart van 2026 plaatsvinden. De daadwerkelijke overdracht vindt plaats in april en mei van 2026 en de formele afronding (i.e. verklaring van overbrenging) in juni en juli van dat jaar. Ten slotte, is het belangrijk om te benadrukken dat de overbrenging in eerste instantie per informatiecategorie zal plaatsvinden. Het huidige project focust zich in afspraak met de provinciearchivaris op de overbrenging van videotulen van het Drents Parlement. Na afronding van het project gaan we over op bijvoorbeeld GIS-bestanden, al dan niet parallel met bijvoorbeeld de aansluiting van DocBase op het e-depot.

Subsidies en inkoop
Het subsidie- en inkoopproces maakt onderdeel uit van het financieel instrumentarium dat de provincie tot haar beschikking heeft. Wij staan voor het tijdig, correct en begrijpelijk verstrekken van subsidies en het doen van inkopen die wij voor elke opgave passend kunnen invullen om bij te dragen aan de realisatie van de doelen van de provincie Drenthe. Een van die doelen is dat wij ons inzetten om volop kansen voor het (regionale) MKB te creëren bij eigen inkopen en aanbestedingen. Ook spelen wij met onze inkopen in op thema’s als duurzaamheid, circulariteit en innovatie. Verder houden wij ons subsidie-instrumentarium actueel, waarbij klantvriendelijkheid, transparantie en rechtmatige subsidieverlening leidend is. De resultaten zijn als volgt:

Van het totale provinciale inkoopvolume over 2025 (circa 90 miljoen; dit is inclusief de enkelvoudige opdrachten) is 32% uitgegeven aan Drentse partijen. 68% is van het inkoopvolume is uitgegeven binnen de noordelijke regio (Drenthe, Groningen, Friesland, Overijssel).
Het aandeel voor aanbestedingen uitgenodigde Drents/regionale partijen is 79% en daarmee hoger dan als doel is gesteld (doel: minimaal 2 Drentse/regionale partijen uitnodigen = 66%). Van belang hierbij is dat er voldoende geschikte Drentse partijen beschikbaar zijn. Ten aanzien van de gegunde opdrachten is bij de meervoudig onderhandse aanbestedingen 75% in de regio gegund en van de Europese aanbestedingen 25%.

Juridische kwaliteitszorg
In 2025 is het opstellen van juridische formats (o.a. voor regelgeving) afgerond om de kwaliteit van het regelgevingsinstrument van de provincie te versterken en is invulling gegeven aan het Juridisch Beraad. Dit overleg fungeert als een afstemmings– en informatieplatform voor concernbrede juridische thema’s en als kennisplatform. Ook op het gebied van privacy is er met regelmaat een Privacy Ambassadeurs overleg met vertegenwoordigers uit de gehele ambtelijke organisatie. Samenwerken staat centraal bij juridische toetsing en advisering van bepaalde besluiten, provinciale regelgeving, samenwerkingsovereenkomsten, claims, gemeenschappelijke regelingen. Aan de voorkant van een proces wordt zo veel mogelijk aangehaakt om tijdig juridisch te adviseren.

In 2025 is verder ingezet op de implementatie van het (signaalgerichte) de ‘Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur’ (Wet Bibob)-beleid. Alle thema’s hebben een bewustwordingssessie gevolgd en we zijn gestart met de pilot van de QuickScan. Verder is de samenwerking met Drentse gemeenten geïntensiveerd door het invoeren van een regionaal netwerkoverleg. Daarnaast hebben we meerdere Bibob-onderzoeken verricht om te voorkomen dat subsidies, vastgoedtransacties, omgevingsvergunningen en aanbestedingen misbruikt worden voor het plegen van strafbare feiten en/of het witwassen van illegaal verkregen middelen. In kader van de incidenteel verkregen middelen voor ondermijning en Bibob heeft er een evaluatie plaatsgevonden om inzage te geven in de opbrengsten aan de Provinciaalse Staten.

Met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is de positie van Provinciale Staten (PS) en gemeenteraden nadrukkelijk versterkt. De kern is dat volksvertegenwoordigingen eerder, actiever en structureler bij de besluitvorming van gemeenschappelijke regelingen worden betrokken. Hiertoe zijn al in 2024 de meeste gemeenschappelijke regelingen aangepast en de laatste, die van het OV-bureau, volgt in 2026.

Fraudebeheersing
Frauderisico’s en risico-inschatting
Het voorkomen en mitigeren van frauderisico’s is primair de verantwoordelijkheid van zowel de directie, de GS als PS. We voeren voor de paragraaf Weerstandsvermogen jaarlijks een actualisatie van de risico’s uit en vanaf 2025 zijn ook de frauderisico’s hierin meegenomen.
Hierbij wordt gekeken naar zowel interne als externe risico’s, waaronder:

• Onjuiste of ongeautoriseerde financiële transacties;
• Belangenverstrengeling en onrechtmatige aanbestedingen;
• Misbruik van subsidies en andere financiële regelingen;
• Manipulatie van rapportages of andere administratieve onregelmatigheden.

Op basis van deze analyse zijn beheersmaatregelen geoptimaliseerd om fraude te voorkomen en tijdig te signaleren.

Beheersingsmaatregelen
Om frauderisico’s te beheersen en de integriteit binnen de organisatie te waarborgen, zijn de volgende maatregelen van kracht.

• Interne controles: functiescheiding, vier-ogenprincipe en verplichte autorisaties bij financiële transacties.
• Bewustwording en training: regelmatige training van medewerkers over fraudeherkenning en het integriteitsbeleid.
• Meldkanalen: vertrouwenspersonen en een integriteitscoördinator voor het melden van (vermoedens van) fraude, een klokkenluidersregeling.
• Externe controles: nauwe samenwerking met de accountant en toezichthoudende instanties voor aanvullende controles.

Verrichte acties en fraudegevallen
Er is een frauderisico-overzicht opgesteld waarbij risico’s zijn geïdentificeerd en aanvullende maatregelen zijn aangegeven om de beheersing te versterken. In 2025 is het frauderisico-overzicht vastgesteld door GS en verstuurd naar de Auditcommissie (voorheen BCA). Zoals aangegeven in het jaarverslag integriteit is in 2025 sprake geweest van één melding van vermoeden van verduistering
Op basis van de uitkomsten van het vooronderzoek is besloten een andere vorm van opvolging te geven aan deze melding. Verder zijn er in 2025 geen fraudegevallen geconstateerd.

De provincie blijft alert op frauderisico’s en blijft werken aan continue verbetering van fraudepreventie en risicobeheer.

Rechtmatigheidsverantwoording door GS
In de rechtmatigheidsverantwoording zijn onrechtmatigheden geconstateerd die groter zijn dan de rapporteringsgrens van € 763.000,--.
Het betreft de volgende onrechtmatigheden:

• Overschrijding lasten programma’s 2.193.000,--
• Inkopen ten onrechte niet juist aanbesteed 812.629,--

Hieronder zal een toelichting worden gegeven op de onrechtmatigheden en zal worden aangegeven welke acties in 2026 zullen worden uitgevoerd om te proberen deze fouten in de toekomst te voorkomen.

De overschrijdingen van de lasten per programma zijn voldoende toegelicht in het jaarverslag bij het onderdeel ‘Wat heeft het gekost’ per programma. Deze overschrijdingen worden om die reden aangemerkt als geaccepteerde overschrijdingen. Door middel van vaststelling van de jaarstukken worden deze overschrijdingen door de staten goedgekeurd.

De inkopen die ten onrechte niet zijn aanbesteed betreffen inkopen die een grote mate van samenhang vertonen. Veel kleine inkopen kunnen, verspreid door de organisatie, zelfstandig worden ingekocht zonder dat daar de inkoopafdeling bij betrokken hoeft te worden.
Door deze wijze van inkopen (deels centraal, deels decentraal) kan soms pas achteraf worden geconstateerd of er aanbesteed had moeten worden. Onrechtmatige inkopen zijn daardoor niet volledig te voorkomen. Betreffende inkopen zullen voortaan in samenhang worden beschouwd. Daarnaast zijn enkele inkopen buiten een nieuwe, onlangs afgesloten, raamovereenkomst om gedaan. Deze vonden eenmalig plaats in de transitiefase naar deze raamovereenkomst. Met betrokkenen is hierover gecommuniceerd. Ook heeft een deel van de onrechtmatigheden betrekking op onvermijdelijke uitgaven die zijn gedaan tijdens een Europese aanbesteding, waarvan de voorbereiding langer duurde dan normaal gesproken mocht worden verwacht. Tenslotte is er bij één crediteur ten onrechte van uitgegaan dat de betreffende uitgaven niet aanbesteed hoefden te worden. Op vrijwel alle geconstateerde onrechtmatigheden wordt in 2026 gepaste actie ondernomen door deze inkopen aan te besteden.